Después de que el proceso de selección ha finalizado y se ha contratado al talento que mejor se acopla a las necesidades de la organización. Muchas veces el área de recursos humanos considera que el trabajo está hecho y deja que el nuevo recurso se integre a la organización como pueda, o en el mejor de los casos, le ofrece un incipiente proceso de inducción. Esto ocurre, porque muy pocas organizaciones han entendido que la inducción, es determinante en el éxito o fracaso de un nuevo empleado.
La integración es estratégica por varias razones:
- Genera en el nuevo empleado un sentimiento de pertenencia, lo hace sentirse valorado y parte de un equipo.
- Disminuye la curva de aprendizaje y el tiempo de adaptación.
- Evita que cometa errores costosos por desconocimiento.
- Disminuye la tensión que produce un nuevo empleo.
- Disminuye la rotación de personal.
Esto se refleja, por supuesto, en lo que más interesa a cualquier empresa, la productividad del nuevo colaborador. Pues alcanzará estándares óptimos mucho más rápido si existe un proceso de integración bien diseñado. Por ello, quiero proponer algunos tips que se pueden usar al momento de crear un proceso de inducción, el cual normalmente estará dividido en tres momentos:
Índice de contenidos
Antes de la incorporación
La inducción inicia con la llamada de confirmación, con la que normalmente informas al candidato que fue seleccionado. Este es el primer contacto que tendrás con el nuevo colaborador. Sé amable, haz que se sienta bienvenido, apreciado y requerido. Muéstrate comprensivo y trata de atender todas las dudas que tenga.
Arma un pack de bienvenida y haz que le llegue antes de su incorporación. Algunas cosas que te recomiendo incluir son:
- Carta de bienvenida, redactada por el gerente general, si es posible; o alguna persona representativa en la empresa.
- Croquis con la dirección de la empresa, donde se muestre claramente el estacionamiento que va a ocupar. En caso de que la empresa no cuente con este beneficio, las instrucciones para utilizar, ya sea el transporte empresarial o público. Si la empresa cuenta con instalaciones grandes o edificios, podrías incluir un mapa que le facilite identificar las diferentes áreas, sobre todo su oficina.
- Información resumida sobre la historia de la organización, el giro de negocio y sus principales productos y servicios.
- Principales políticas empresariales. No es necesario enviar 2000 hojas, trata de incluir únicamente las que consideres fundamentales para el nuevo colaborador.
- Modelo de gestión de RRHH y específicamente método de evaluación del desempeño y compensaciones. Esto permitirá que el nuevo colaborador tenga claro lo que esperan de él y cómo será recompensado.
- Información de los servicios y beneficios que ofrece la empresa a sus colaboradores.
- Lista de preguntas frecuentes y sus respectivas respuestas. Para elaborar este listado piensa en la información que solicitan normalmente los nuevos empleados.
- Agenda con los contactos más relevantes y necesarios en la organización. Se debe incluir principalmente el contacto del jefe inmediato y el mentor asignado.
- Cronograma del proceso de inducción que contemple: fechas, horas, lugares y personas encargadas de cada fase del proceso.
Otras especificaciones
Además del pack de información básica, previo a la incorporación del nuevo recurso, será necesario preparar las herramientas y espacio de trabajo. Asegúrate de que el colaborador cuente con un espacio de trabajo limpio, funcional y el material de oficina suficiente; computadora, teléfono, papel, etc. No es nada halagador llegar tu primer día de trabajo, y no tener ni una silla donde sentarte.
También es importante contar con los accesos: claves, contraseñas y llaves que el empleado necesitará para poder trabajar.
Un pequeño detalle nunca esta demás. Podrías dejar en el puesto de trabajo un souvenir que haga sentir apreciado al nuevo empleado.
También es importante que prepares a su jefe y compañeros para recibirlo. Lo básico es reunir al equipo para hablar sobre el nuevo recurso, su perfil y necesidades, además de comprometerlos para ayudarlo en el proceso de integración.
Durante la incorporación
Inicia esta fase dándole la bienvenida al nuevo colaborador. Preséntalo con su equipo de trabajo, principalmente con su jefe y mentor. Organiza un pequeño evento y haz que el ambiente sea festivo, esto ayudará mucho a relajar los ánimos de todos.
Realiza un tour por la empresa, mostrando al colaborador las principales áreas, como: el comedor, los baños, estacionamientos, etc.
Elabora un curso de inducción que contenga la información general de la organización y también aspectos muy específicos, como: el uso de equipos, código de vestimenta, etc. Para esto te recomiendo utilizar un curso en línea o e-learning de alta interactividad, funciona muy bien. Ahorra tiempo, dinero y si está correctamente elaborado. Le dejará una gran impresión al nuevo recurso, además de adaptarlo a esta modalidad de formación.
Asegúrate de que se cumpla el cronograma de inducción y las tareas asignadas a todos los involucrados, especialmente el mentor.
Después de la incorporación
Aunque el proceso de integración se haya realizado de forma prolija, todos estos esfuerzos podrían ser en vano si no se realiza un adecuado seguimiento del nuevo empleado. Durante los primeros meses de trabajo, varios estudios demuestran que es en el transcurso de los primeros 50 días que las personas toman la decisión de abandonar la empresa. Por ello es importante realizar algunas tareas posteriores a la incorporación:
Asegurate de dotar al nuevo colaborador de toda la formación que necesite para desempeñarse en su puesto de trabajo. La implementación de un sistema de formación que haga esta asignación de forma automátic, según el perfil, es una excelente opción.
Diseña un sistema de seguimiento que te permita verificar, si las personas involucradas en el proceso de inducción, realizaron correctamente su trabajo. Una encuesta de satisfacción sobre el proceso te ayudaría mucho.
Mejora el proceso de inducción en base a los resultados obtenidos.
Todos estos procesos pueden hacerse de forma manual y básica. Se pueden utilizar medios digitales que automaticen el trabajo y disminuyan el uso de papel, además de compilar y analizar información de interés. Todo depende de lo que la empresa esté dispuesta a invertir. Pero antes de tomar una decisión, analiza bien el costo de no inducir a los nuevos colaboradores o de hacerlo de forma manual. Existen en el mercado una cantidad considerable de herramientas que hacen todo el trabajo e incluso personalizan la experiencia de integración.
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